Zaplanuj ambitny cel

Kto lepiej planuje: optymista, czy pesymista? Kiedy zadaję takie pytanie na szkoleniu z zarządzania projektami to zwykle słyszę, że jednak pesymiści. Prawda jest jednak inna. Nie, optymiści też są beznadziejni w planowaniu. Aby dobrze coś zaplanować trzeba połączyć siły optymisty i pesymisty.

Metodą, która łączy te dwa podejścia do planowania jest jedno z narzędzi logicznych TOC – drzewo PRT, (ang. Perequisite Tree),
czyli Drzewo Warunkowe, zwane także Drzewem Ambitnego Celu.

Tworzenie PRT zaczynamy od ustalenia jaki jest nasz cel, który chcemy osiągnąć. Cel ten musi być ambitny, na granicy niemożliwego. Co oznacza sformułowanie „granica niemożliwego”? Otóż cel, nie może być zbyt łatwy i osiągalny – nie jest wtedy motywujący. Tak samo się dzieje z celem, który jest tak trudny, że od razu wiadomo, że nie uda się go osiągnąć. Dlatego szukamy takiego celu, który jest na granicy niemożliwego.

Do ustalenia takiego ambitnego celu potrzebujemy optymisty. Optymistę dobrze definiuje ten suchar o dwóch starych koniach wyścigowych: – Biegniesz jutro Wielka Pardubicką? – pyta pierwszy.
Drugi mu odpowiada – Jasne, nie widzę przeszkód!

Optymista nie widzi przeszkód w osiągnięciu celu i dlatego może wymyślać takie cele, które są prawdziwie ambitne.

Pesymista natomiast widzi masę przeszkód. Faktycznie, plany pesymistów są częściej osiągane, ale dzieje się tak dlaczego, że są one bardzo bezpieczne.

Po ustaleniu przez optymistę (lub optymistyczną część naszej osobowości) co może być najlepszym ambitnym celem, potrzebujemy się zastanowić, jakie będą przeszkody na drodze do jego osiągnięcia.

Do znalezienia przeszkód idealnie nadaje się pesymista. W tym kroku należy wypisać ich jak najwięcej i nie należy się nad nimi rozwodzić. Jedyne na co warto zwracać uwagę to fakt, czy na daną przeszkodę mamy bezpośredni lub pośredni wpływ. Jeżeli okaże się, że przeszkoda jest całkowicie poza naszym wpływem to potrzebujemy ocenić, czy jesteśmy w jakiś sposób tą przeszkodę obejść. Nie każdą trzeba bowiem eliminować.

Wymieniając przeszkody w grupie – dajemy się po kolei wypowiedzieć każdemu. Zadbajmy tylko o odpowiednie tempo. Jeżeli ktoś bowiem ma się dopiero zastanawiać, jaka jest przeszkoda to powinien powiedzieć „pas” i mówi następna osoba w kolejności. Zwykle takich przeszkód nie powinno być więcej niż 50-70, choć zdarzają się zespoły, które wymieniają nawet 200 przeszkód!

Przeszkody oczywiście zapisujemy korzystając z np. z takiej tabeli:

Lp.PrzeszkodaCel pośredniPlan/Osoba odpowiedzialna/Termin
1.
2.
3.

Kiedy już wszyscy powiedzą „pas”, należy zamienić Przeszkody w Cele Pośrednie.

Robi się to bardzo prosto (w większości przypadków) poprzez napisanie Celu Pośredniego jako stanu, w którym Przeszkoda została wyeliminowana lub ominięta. Np. „Brak jest skryptu rozmowy z klientem.” zamieniamy na Cel Pośredni: „Jest skrypt rozmowy z klientem.” Uwaga: Cel Pośredni to opis stanu na nie działania! Czyli w tym przypadku nie piszemy: „Napisaliśmy skrypt rozmowy z klientem.”

Kiedy już zamienimy wszystkie Przeszkody w Cele Pośrednie – musimy je ułożyć w logiczną kolejność. Używamy przy tym logiki konieczności. Oznacza ona, że każdy Cel Pośredni, który musi być osiągnięty, żeby móc osiągnąć inny – umieszczamy poniżej. Tak wygląd drzewo PRT (czyli logicznie ułożone Cele Pośrednie):

Cele Pośrednie są kamieniami milowymi, czyli pojęciem znamy z zarządzania projektami.

Kolejny krok to ustalenie Działań, które doprowadzą do osiągnięcia Celów Pośrednich. Każde z tych Działań należy przypisać konkretnej osobie do realizacji oraz ustalić jaki będzie czas jego realizacji.

Teraz możemy obrócić to drzewo o 90o zgodnie z ruchem wskazówek zegara i mamy Wykres Ganta.

Na koniec ciekawostka. Metoda ta została zaprezentowana przez Eliyahu M. Godratt’a w latach dziewięćdziesiątych XX w. W tym samym czasie zespół psychologów pod kierownictwem G. Oettingen rozpoczął badania nad tym jak pozytywne wizje przekuć na poprawę jakości życia. W wyniku tych badań okazało się, że najbardziej skuteczna metoda polega na:

1. Pomyślenia co chciało by się osiągnąć.
2. Wyobrażeniu sobie pozytywnej realizacji tego życzenia.
3. Pomyślenia o przeszkodach, które mogą zagrozić jego realizacji.
4. Przygotowanie planu „Jeśli (przeszkoda) to (działanie).

Metoda ta została nazwana WOOP (Whish, Outcome, Obstacle, Plan – czyli życzenie, rezultat, przeszkoda, plan).

W wielu badaniach powyższa metoda udowodniła, iż faktycznie jej stosowanie daje bardzo dobre rezultaty – zarówno indywidualne, jak i grupowe.

Po więcej szczegółów zapraszam na stronę woopmylife.org.

Okazuje się, że WOOP jest praktycznie taki sam jak PRT, choć jest parę różnic – chociażby to, że WOOP znacznie lepiej nadaje się do pracy dla osób indywidualnych, a PRT dla grupy i planowania znacznie bardziej skomplikowanych projektów (także indywidualnych).

Dla osób, które chciałyby zapoznać się dokładniej z tym narzędziem zapraszam na warsztat, podczas którego będziemy praktycznie omawiać też to narzędzie: Narzędzia Myślowe. Dla czytelników mojego bloga przygotowałem dodatkową zniżkę 5%, po powołaniu się na moje imię i nazwisko. 🙂

Twój konsultant

Jacek

P.S. Są też inne zniżki – za wcześniejsze zapisy oraz grupowe – za zapisanie się większej ilości osób niż tylko jedna.

Leave A Comment

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *