Lider Kaizen zarządza zmianami

Dlaczego zarządzanie zmianami jest ważne?

Poprawa efektywności firmy wymaga zmian

Doświadczenia we wdrażaniu Lean Management, Six Sigma, Zarządzania Ograniczeniami i innych metod jednoznacznie pokazują, że ich sukces zależy od tego jak się je wprowadzi w firmie.

Brak systematyki i stosowania się do wytycznych powoduje, że wdrożenia są nieudane. Często pracownicy sabotują działania sądząc, że mają one na celu „odchudzenie firmy” o zbędne osoby.

Jak sobie z tym poradzić? Co zrobić, żeby pracownicy chcieli uczestniczyć we wprowadzaniu zmian? Jak znaleźć „liderów zmian” Liderów Kaizen?

Dlaczego się zmieniamy?

„Jedyna stała rzecz to zmiana.” Te słowa przypisywane są Heraklitowi z Efezu, który żył ponad 2500 lat temu. Zmiany są nieuchronne. Zmienia się nasze otoczone, zmieniamy się sami, zmieniają się firmy, klienci…

W każdym z nas drzemie potrzeba stałości. Niektórzy nie akceptują w ogóle zmian, inni tylko w pewnych dziedzinach swojego życia. Zmiany to coś, co towarzyszy nam od chwili narodzin do śmierci. Są okresy pewnej stabilizacji, po których dzieją się gwałtowne zmiany i znowu okresy stabilizacji itd.

Dziecko, które chodzi do przedszkola pewnego dnia idzie do szkoły, potem do gimnazjum, liceum, na studia, rozpoczyna pracę, wstępuję w związek małżeński, pojawiają się dzieci, emerytura i na koniec śmierć. Kiedy to przeanalizujemy to widzimy, że próba uniknięcia zmian w naszym życiu skazana jest na porażkę.

Podobnie dzieje się z firmami. Najpierw jest etap start-up. Potem szybki wzrost (o ile firma przetrwa pierwszy etap!), potem tempo wzrostu spada, następuje stagnacja, a na końcu upadek. Oczywiście możliwe są pewne zmiany w tym schemacie, firmy potrafią się zmienić i nie dopuścić do upadku. Muszą jednak stale się zmieniać!

Japończycy mają słowo Kaizen, które oznacza poprawę, polepszenie, zmianę na lepsze. Obecnie każda firma musi stosować Kaizen, co do tego nie ma wątpliwości! Czy sam Kaizen wystarczy? Czy Kaizen to zarządzanie zmianą?

Firmy, którym się to udaje najprawdopodobniej świadomie zarządzają zamianami. Bez wdrożenia procesu świadomej zmiany nie jest możliwe zarządzać firmą w długim okresie.

Zarządzanie zmianami w firmach

Kiedy pytamy menedżerów w firmach, czy zarządzają zmianami w swoich firmach to zwykle słyszymy, że tak, zarządzają. Kiedy pytamy o szczegóły to dowiadujemy się, że zwykle to zarządzanie wygląda tak, że kiedy zmian już nastąpi, to firma się do niej przystosowuje. Czasami wprowadza zmiany w procedurach.

Wprowadzenie zmiany powoduje, iż sytuacja firmy ulega okresowemu pogorszeniu.

Tak (poglądowo) wygląda sytuacja firmy po wprowadzaniu zmian:
zarządzanie zmianami

Jak widać wdrożenie zmiany powoduje pogorszenie się sytuacji firmy.

Dlaczego tak się dzieje? Jest sporo przyczyn. Główna to fakt, iż ludzie muszą się przyzwyczaić do zmiany. Nauczyć się robić coś w inny sposób. To musi potrwać! Zarządzanie zmianami wymaga bycia konsekwentnym i wytrwałym.

Wiele inicjatyw zmiany się nie udaje, bo kiedy pojawia się pogorszenie, to firmy rezygnują ze zmian.

Przygotuj się do wprowadzania zmian

Proces zmiany powinien dać nam odpowiedzi na 3 pytania:

1. Co zmienić?
2. Na co zmienić?
3. Jak spowodować zmianę?

Ad. 1. Wybranie tego co trzeba w firmie zmienić jest bardzo trudne i zwykle wybieramy źle. Dlaczego?

Przyczyn tego jest wiele, a najważniejsze to: brak myślenia systemowego, brak umiejętności odróżnienia przyczyn problemów od ich skutków i brak umiejętności odnalezienia źródłowych problemów. Zmiany są wprowadzane „na oślep” i niekoniecznie tam, gdzie dadzą najlepsze efekty, a zwykle tam, gdzie to najłatwiej zrobić.

Ad. 2. Kiedy już zdecydujemy co zmienić, to często jest tak, że „lekarstwo jest gorsze od choroby”, czyli nasze rozwiązanie ma bardzo dużo skutków ubocznych. Brak analizy wpływu zmiany na cały system powoduje, że takie zmiany powodują odwrotne skutki, niż były oczekiwane. Bardzo często się również okazuje, że

Ad. 3. Wprowadzając zmiany powinniśmy spodziewać oporu wśród pracowników. Brak przepracowania tego oporu może spowodować, że pracownicy będą sabotować zmianę!

System zarządzania zmianami

Jeżeli uda się nam w sposób systematyczny odpowiedzieć na powyższe 3 pytania, to tworzymy w ten sposób podwaliny pod system zarządzania zmianami.

Zarządzanie zmianami to praca długofalowa. Na początku trzeba wykonać więcej działań, ale kiedy się przebrnie przez ten początkowy etap to dalsza praca jest łatwiejsza.

Uczciwie należy dodać, że systemowe zarządzanie zmianami nie uchroni nas przed zmianami, które przychodzą z zewnątrz i są nagłe. To tzw. „Czarne Łabędzie” – pojęcie, które wprowadził Nassim Nicholas Taleb – autor książki pod takim właśnie tytułem. Czy taki właśnie „Czarny Łabędź” przekreśla sensowność tworzenia systemu zarządzania zmianami?

Nie, zdecydowanie nie. Zarządzanie zmianami ma głęboki sens nawet w takim przypadku. Pomaga nam lepiej reagować na takie gwałtowne i nieprzewidywalne zmiany.

Twój konsultant zmian

Jacek

PS. Co potrzebujesz zmienić? Napisz jakie zmiany jest Ci najtrudniej wprowadzić – w życiu, w firmie, u innych…

PSS. Możesz też poczytać o pewnym narzędziu, które jest przydatne aby wdrożyć zarządzanie zamianą.

Leave A Comment

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

CommentLuv badge