Raportowanie w projekcie

Informacje o statusie zadania są kluczowe do tego, żeby projekt został skończony na czas. Większość menedżerów popełnia jednak kilka błędów, które powodują, że niestety ich projekty nie kończą się na czas, przekraczają budżety, a zakres nie jest w pełni realizowany.

Jak wygląda raportowanie w większości projektów?

Zwykle kierownik projektu (PM) prosi osoby, które wykonują zadania, albo odpowiadają za wykonanie danego zadania, żeby informowały go o stopniu realizacji zadania. Na ogół ten stopień jest określony w postaci procentu ukończenia zadania. Czasami raportowanie sprowadza się do poinformowania PM’a na zebraniu o statusie zadania, czasami jest to robione przez telefon, najczęściej jednak mailowo; zdarza się, że osoba odpowiedzialna za zadanie uzupełnia jego status w aplikacji, w której mamy prowadzony harmonogram. Skrajnym przypadkiem jest raportowanie jedynie o wykonaniu zadania i „odpytanie” zasobu, czy już skończył, w chwili kiedy upływa termin, czyli słynny deadline.

Niektórzy PM’owie idą dalej i wymagają okresowych raportów od zasobów o stanie realizacji zadań. To duży postęp, ale nie jest to sytuacja idealna.

Jak powinno (moim skromnym zdaniem) wyglądać raportowanie w projekcie?

Po pierwsze powinniśmy się rozprawić z mitem „procentu realizacji” zadania. Dlaczego procent realizacji zadania uważam za mityczny? Jest tak, dlatego, że to, iż w danej chwili ukończyliśmy 90% zadania w 90% przewidzianego czasu na to zadanie, nie oznacza, że pozostałe 10% zajmie nam tylko 10% czasu. Często jest tak, że ostatnie 10% zadania trwa znacznie dłużej! Dlaczego tak się dzieje? Jedną z przyczyn jest fakt, iż często ostatni fragment zadania to testowanie poprawności jego wykonania. Wszelkie poprawki mogą nam „skonsumować” znacznie więcej czasu niż było na to przewidziane.

Rozwiązaniem (wiem, że nie idealnym) jest zamiast podawać procent realizacji zadania wymagać raportowanie szacowanej ilości czasu do jego ukończenia. Codzienne podawanie ile dni zostało do ukończenia zadania (przy dłuższych projektach może wystarczyć podawanie go raz w tygodniu) powoduje, iż wykonawcy zadań czują większą presję, bo konkretne daty stają się ich zobowiązaniem. Procent realizacji zadania nigdy nie jest zobowiązaniem!

Po drugie problem pojawia się kiedy ludzie nie wiedzą jakie są priorytety zadań. Prowadzi to do wielozadaniowości, a wielozadaniowość (prawie zawsze) nie jest dobra! Co ciekawe kiedy czyta się ogłoszenia o pracę to bardzo często można w nich odnaleźć sformułowania „wymagana umiejętność pracy w trybie wielozadaniowym”. Ciągłe przełączanie się między zadaniami wymaga poświęcenia chwili, żeby przypomnieć sobie co było ważne w tamtym zadaniu. Badania pokazują również, że praca w trybie wielozadaniowym obniża inteligencję nawet o 15%!

Oczywiście, nawet jeżeli znasz priorytety projektów, również możesz pracować w trybie wielozadaniowości – jeżeli nie znasz sposobów jak sobie z tym radzić.

W projektach wielozadaniowość powoduje wydłużenie czasu pracy nad zadaniem – zasób przerywa pracę, żeby robić inne zadanie i w sumie oba te zadania są wykonane później. Dlaczego przerywa pracę? Dlatego, że zwykle oprócz zadań w projekcie ma do wykonania zadania wynikające z procesów, albo z innych projektów.

Bieżące raportowanie ilości czasu jaki pozostał do ukończenia zadania bardzo szybko pokaże PM’owi, że dana osoba ma jakiś problem z zadaniem.
Trzecim elementem, który powoduje opóźnienia jest fakt, iż terminy ulegają zmianie. Zadanie zaplanowane na poniedziałek może być opóźnione, bo poprzednia osoba nie skończyła na czas. W praktyce opóźnienia zadań się dodają, a przyśpieszenia nie mają wpływu na termin. Tak, jeżeli zadanie zostanie wykonane przed czasem to zwykle ten czas jest marnowany.
Dlatego każdy zasób powinien być informowany z wyprzedzeniem o nadchodzącym zadaniu. Ja zwykle stosuję schemat 7 dni przed, 3 dni przed, 1 dzień przed i w dniu rozpoczęcia pracy nad zadaniem. Przy projektach trwających dłużej zwykle zamiast dni są to tygodnie. Zastrzegam jednocześnie, że te terminy są prognozowane i mogą ulec zmianie, ale też o wszystkim dana osoba będzie powiadomiona. Nie może się wtedy tłumaczy, że nie mogła natychmiast rozpocząć pracy nad zadaniem, bo nie wiedziała kiedy ma zacząć.
Schemat raportowania powinien być ustalony z zespołem na początku realizacji projektu i konsekwentnie przestrzegany, a na braki lub błędy w raportowaniu musi być natychmiastowa reakcja PM’a.

Twój konsultant
Jacek

PS. Napisz w komentarzu, jak raportuje się w projekcie, w którym uczestniczysz.