Syndrom robienia wszystkiego na raz – zła wielozadaniowość

Czy też tak masz, że robisz wiele rzeczy na raz? To chyba dobrze? Nie?… Jak sądzisz? Czy zła wielozadaniowość to samo zło?

Czy wielozadaniowość jest dobra?

Zastanówmy się zatem czy wykonywanie kilku czynności na raz – pracowanie na wieloma tematami, poprawa naszą efektywność? Innymi zła wielozadaniowość, czy dobra wielozadaniowość?

Zacznijmy od tego, dlaczego zajmujemy się co raz to nową aktywnością, mimo że nie skończyliśmy poprzedniej.

Zajmowanie się tylko jedną czynnością jest obecnie bardzo trudne.

Mamy dostęp do wielu urządzeń, które skutecznie konkurują o naszą uwagę.
Cenione jest bycie dostępnym.
Przełożeni, współpracownicy i klienci oczekują natychmiastowej odpowiedzi.
Nie wiemy co jest priorytetem.

Każde z powyższych stwierdzeń jest wystarczające aby powstała zła wielozadaniowość.

Przyjrzyjmy się zatem jak powstaje zła wielozadaniowość w każdym przypadku.

Elektroniczne gadżety, a zła wielozadaniowość

Nasze gadżety, które mają nam poprawić efektywność powodują, że jesteśmy narażeni na ciągłe przerywanie. Zła wielozadaniowość istniała już wcześniej, przed erą „C” jak „connected”, kiedy jesteśmy stale „podłączeni”. Jednak teraz ilość informacji, które nas praktycznie cały czas „atakują”, jest ogromna. Poczta elektroniczna, smartfony, telefony komórkowe, telewizja, komunikatory, Facebook, Instagram ciągle dostarczają nam nowych informacji. Zwykle kiedy sprawdzimy mail (Facebook, SMS, itd) zajmujemy się czymś innym. Zanim powrócimy do naszego głównego zadania, to upłynie sporo czasu.

Gadżety tworzą złą wielozadaniowość poprzez dostarczanie nam nowych informacji.

Pytanie, czy te informacje są nam potrzebne? Ile razy widziałeś/aś zabawny filmik w sieci? OK – poprawił Ci humor…

Cenione jest bycie dostępnym

Nasza efektywność ma charakter sinusoidy. Najpierw rośnie, aż osiągnie maksimum, a następnie opada. Jeżeli ktoś lub coś nam przerwie przed osiągnięciem maksimum, to następuje załamanie się koncentracji. Powstaje wtedy tzw. piła koncentracji.

zla-wielozadaniowoscW skrajnie niekorzystnym przypadku może się okazać, że nasza koncentracja nigdy nie osiąga maksimum.

Według badań maksymalny czas w jakim możemy być skoncentrowani to między 20, a 100 minut. Ta ostatnia wartość wymaga już stosowania pewnych trików.

Często pracuję w domu. Ma to swoją wadę, że jeżeli jest jeszcze ktoś obecny, to często mi przerywa. Pyta o coś, chce się czymś pochwalić (córka!). Trudno jest im zrozumieć, że to bardzo przeszkadza. Zła wielozadaniowość powstaje wtedy jako efekt tego, że ktoś jest dla mnie ważny, a ja jestem dla niej/niego dostępny. Podobnie będzie w pracy. Kiedy pracujesz i przychodzi do Ciebie szef, to bezwzględnie przerywasz to co robisz. Robisz to jednak wtedy kiedy przychodzi do Ciebie ktoś inny! Ma ważną (dla siebie!) sprawę.

Przełożeni, współpracownicy i klienci oczekują natychmiastowej odpowiedzi.

Szef, kolega, klient nie mogą czekać. Rzucają Ci problem na głowę. Jesteś przez nich poganiany. Nie możesz zadowolić ich wszystkich i siebie samego.

Zła wielozadaniowość polega na tym, że próbujesz zadowolić wszystkich i to na raz! Miotasz się od jednego zadania do drugiego.

Nie wiemy co jest priorytetem

Ta przyczyna złej wielozadaniowości bardzo często występuje równocześnie z innymi. Często jest przyczyną pierwotną. Oznacza, to że zła wielozadaniowość by nie wystąpiła gdyby były jasno określone priorytety.

Na przykład szef rzuca zadanie przygotowania prezentacji dla klienta. Jeżeli prezentacje te mają najwyższy priorytet, to jasne, rzucasz wszystko i ją robisz. Kiedy jednak nie masz znasz priorytetów lub są one nieokreślone to trudno jest Ci zdecydować. Wziąć się za to? Poczekać, aż skończę obecne zadanie?

Kiedy nie masz lub nie znasz priorytetów, to miotasz się od jednego zadania do drugiego, żadnego nie kończąc. Zła wielozadaniowość czai się za rogiem. Czeka, żeby zaatakować...

Wyobraź sobie, że masz do zrobienia 3 zadania. Każde zlecone przez inną osobę.

zła wielozadaniowość

Aby zadowolić każdego ze zlecających robisz to w sekwencji. Pojawia się zła wielozadaniowość, ale jesteś w stanie wykazać się postępem w każdym zadaniu.

Wygląda to tak:

zła wielozadaniowość

 

 

 

 

 

Jak widać wszystkie zadania w takim układzie są kończone praktycznie w tym samym czasie. Porównajmy to z sytuacją, kiedy wykonuje się te trzy zadania od początku do końca każdego zadania.

Zła wielozadaniowość

 

 

 

 

 

 

W rzeczywistości jest jeszcze gorzej!

Musimy pamiętać, że tak naprawdę musimy jeszcze doliczyć czas na przestawienie się z jednego zadania na drugie (zła wielozadaniowość).

Ta sytuacja wygląda zatem tak:

zła wielozadaniowość5

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Powyższy obrazek pokazuje, jak zła wielozadaniowość wydłuża czas realizacji zadań. Brak stosowania się do priorytetów wydłuża czas realizacji zadań.

Czy wielozadaniowość może być dobra?

Być może Cię zaskoczę, ale jest parę takich działań, gdzie wielozadaniowość jest ok.

Słuchanie audiobooków podczas jazdy samochodem (ale już rozmowa przez telefon już nie!).
Czytanie książki podczas jazdy tramwajem. Rozmowa przez telefon podczas prasowania.

Są pewne czynności, które wykonujemy na tzw. autopilocie, bo robimy je nawykowo.
Nawyki są „obsługiwane” przez inne części umysłu, niż czynności wykonywane świadomie.
Zatem kiedy robimy coś nawykowo, a np. doświadczony kierowca prowadzi samochód nawykowo to możemy robić coś innego.
Mamy wtedy do czynienia z dobrą wielozadaniowością.

Jak Ty uważasz? Zła wielozadaniowość, czy dobra?

Twój konsultant

Jacek

PS. Zła wielozadaniowość jest jedną z głównych przyczyn opóźnień w projektach.

2 Comments

  1. Cezary 14 lutego 2015 at 14:07

    Swietny artykul Jacku ! A jak mozna uczulic na to bliskich, lub jak im wytlumaczyc ?

    Reply
    1. Jacek Branas 16 lutego 2015 at 00:03

      To trudne, bo wszystkim się wydaje, że to super jak jesteś wielozadaniowy. Wystarczy poczytać ogłoszenia o pracę, w co drugim jest napisane, że wymagana/dobrze widziana jest „umiejętność zajmowania się wieloma sprawami na raz”. Ja na szkoleniach robię kilka ćwiczeń, które pokazują jak wielozadaniowość wpływa na jakość wykonania zadania oraz na czas w jakim się go wykonuje.
      To czym możesz przekonać to bliskich to jak pokazanie jak działa przerwanie np. rozmowy. Kiedy prowadzisz rozmowę i ktoś Ci przerwie to często nie możesz sobie przypomnieć o czym przed sekundą rozmawialiście! Tak niestety działa wielozadaniowość. Innym przykładem jest rozmowa przez telefon komórkowy jak jedziesz samochodem. Jeżeli jeszcze go trzymasz w ręce, to koncentracja na jeździe spada dramatycznie.

      Reply

Leave A Comment

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *